La produzione industriale su commessa, tipica delle aziende manifatturiere o impiantistiche, si compone delle seguenti fasi: preventivazione, progettazione, pianificazione dei materiali e delle risorse produttive, logistica, produzione interna ed esterna, controllo dei costi e delle marginalità e pianificazione finanziaria.

Si differenzia dalla produzione in serie perchè nella produzione su commessa, l’azienda produce solo su specifica richiesta del committente, per ottenere un prodotto con tutte le caratteristiche da quest’ultimo desiderate.

I problemi principali di tali produzioni sono rappresentati dalla difficoltà di predisporre dei preventivi realistici e di mantenere i termini di consegna concordati. Bisogna infatti considerare che, trattandosi di un processo a parte rispetto alla produzione industriale in serie, esso può necessitare di tempistiche diverse e non sempre facilmente prevedibili, e di particolari metodologie di lavorazione.

I software di gestione della produzione industriale su commessa, coprono interamente il processo di realizzazione di un prodotto a partire dal primo step, la realizzazione del preventivo che riveste una grande importanza, considerato che fa riferimento a prodotti non presenti a catalogo, quindi con caratteristiche particolari.

Questo genere di applicativi sono nativamente intergrati con l’ERP e il MES, quindi in grado di sfruttare gli archivi e le funzionalità già esistenti, con il CRM, per l’acquisizione delle specifiche dell’offerta, dei costi e dei margini, e con la soluzione in uso per l’automazione della forza vendita.

 

Caratteristiche generali

Il software per la gestione della produzione su commessa permette di definire il preventivo utilizzando un modello per tipologia di prodotto oppure tramite un apposito configuratore.

Il cuore della soluzione è rappresentato dalla funzionalità che consente di gestire le diverse tipologie di commessa: commesse, sottocommesse e commesse gerarchiche. La gestione gerarchica delle commesse, permette di seguire tutte le fasi del processo, dall’offerta al post vendita.

Vi è poi la possibilità di monitorare in tempo reale l’andamento della produzione in termini di: stato di avanzamento, percentuali di completamento, stime a finire (confronto tra preventivo e consuntivo), sia in termini economici sia in termini di consegna e marginalità della commessa.

La pianificazione della commessa necessita di una corretta gestione dei materiali e delle risorse, ottenibile per mezzo di un processo di schedulazione e di un’apposita anagrafica delle risorse coinvolte nel progetto, ciascuna con un proprio calendario.

Il software gestisce anche l’invio e la ricezione degli allegati da e verso il fornitore, contenenti disegni, certificati e altra documentazione relativa all’ordine di acquisto.

In breve, le caratteristiche che completano la soluzione sono:

  • integrazione con un catalogo online fruibile tramite portale web e applicativo mobile;
  • gestione piani di fatturazione;
  • gestione revisioni del contratto;
  • gestione scadenziari e flussi finanziari;
  • programmazione interventi post-vendita;
  • predisposizione di conti economici periodici.

 

Funzionalità specifiche

Le fasi più delicate di una lavorazione su commessa sono:

  • preventivazione;
  • gestione dei contratti di vendita;
  • amministrazione delle risorse;
  • ottimizzazione della mole di lavoro.

Di seguito vediamo più nel dettaglio ciascuna delle funzionalità principali dei software che gestiscono la produzione su commessa, in grado di supportare l’azienda dalla preventivazione fino al controllo dei costi e delle marginalità.

 

Preventivazione.Il preventivo può essere predisposto manualmente oppure utilizzando un template, da distinta base o da configuratore. Il sistema, che archivia il preventivo e tutti i documenti ad esso correlati, permette di gestire eventuali revisioni o varianti dello stesso. Tramite il software si può monitorare lo stato del preventivo (emesso, rifiutato, approvato, ecc..).

Gestione dei contratti di vendita. Per ogni nuova commessa, è importante raccogliere tutti i dettagli della fornitura come, ad esempio, i vincoli economici, temporali e tecnici e la struttura gerarchica della commessa, con implementazione delle specifiche dell’offerta direttamente da  CRM. La funzionalità relative ai contratti, inoltre, consente la gestione semplice e veloce delle date e di tutti gli elementi contrattuali, potendo usufruire di una gestione automatica delle revisioni del contratto , di una gestione dello scadenziario e dei flussi finanziari previsti. In base alla schedulazione dei progetti, il sistema visualizza le modifiche alle date richieste di consegna. Il software prevede anche la generazione automatica delle commesse/sottocommesse di assistenza e dei relativi contratti di assistenza, con calcolo e controllo della scadenza della garanzia.

Pianificazione della produzione e amministrazione delle risorse. Le funzionalità relative alla pianificazione della produzione sono progettate per supportare l’attività del pianificatore durante le operazioni dicontrollo e interpretazione dei dati, che avviene manualmente al termine del processo. La pianificazione comprende la definizione dei materiali, e la determinazione del profilo di carico dei centri di lavoro e delle microrisorse. In questo senso, il software definisce le attività critiche e le priorità del progetto. Vi è poi un’integrazione della pianificazione dei materiali con quella delle risorse, con la possibilità di differenziare le fasi del ciclo gestite da uno schedulatore di produzione. In base alla definizione del tipo di lavorazione, al carico di risorse e all’impatto sulla data di consegna, il sistema assegna delle attività a risorse qualificare (interne o esterne). Le funzionalità di pianificazione della produzione e di amministrazione delle risorse prevedono una gestione a 360° del progetto con analisi dei tempi preventivi, previsti e consuntivi, stime a finire e al completamento.

In molti settori industriali, per coprire una parte delle attività produttive, si fa ricorso alle prestazioni di fornitori esterni, detti terzisti. Le produzioni dei terzisti debbono essere gestite con la stessa precisione di quelle interne, dando una risposta pronta alle problematiche tipiche degli ordini e degli impegni, della movimentazione tra i magazzini dell’azienda ed i depositi esterni.

Grazie al cruscotto multifunzionale di cui è dotato, il software controlla tutti gli aspetti legati alla pianificazione e all’avanzamento della commessa.

Approvvigionamenti. In virtù della rintracciabilità dei legami per commessa, per ciascun progetto si possono scegliere gli articoli necessari. In base alle esigenze, si può optare di lavorare per data o per priorità, assegnando la priorità per commessa e/o per tipo di documento (ordine cliente, ordine di ricambio, ordine produzione stampa, ecc..). Il sistema gestisce l’accantonamento dei materiali per gli articoli pianificati per commessa e calcola le giacenze per singola commessa. Effettua l’analisi degli articoli mancanti per commessa, sottocommessa, riga d’ordine e gestisce i solleciti a fornitori, terzisti e reparti.