Nell’ottica di ampliare la rosa delle soluzioni da offrire ai propri clienti, ISI ha acquisito la distribuzione di DocLife, un software per la gestione documentale molto completo che consente di:
- dematerializzare i documenti
- conservare i documenti digitalmente
- apporre la firma elettronica
- condividere delle informazioni
- gestire i workflow digitali
Attraverso l’implementazione di una piattaforma unificata con servizi interconnessi e integrati, l’azienda può digitalizzare l’intero flusso di lavoro, dall’acquisizione o produzione dei documenti in sede fino alla conservazione in conformità alle normative.
La facilità d’uso del software, che dispone di un’interfaccia user friendly che agevola il mantenimento dell’attenzione sulle attività svolte riducendo il rischio di distrazione, e la possibilità di integrarlo con i principali gestionali, CRM e ERP già in uso, rendono DocLife un acquisto vincente per qualsiasi azienda, indipendentemente dalla sua dimensione.
Il software si presta alla gestione di varie tipologie di documenti come:
- offerte di vendita, ordini e conferme di carico
- DDT, packing list, fatture di vendita
- note proforma, mandati SEPA e solleciti
- ordini di acquisto, DDT, resi a fornitori
- fatture di acquisto
- avvisi di qualità
DocLife si compone di vari moduli, acquistabili separatamente, in base alle esigenze dell’azienda.
RAL – La funzione di firma digitale consente di apporre la firma su documenti direttamente o attraverso workflow strutturati.
READ & SIGN – Portale esterno a DocLife per la pubblicazione e la consultazione di documenti rilevanti. Il portale è personalizzabile per la condivisione di documenti con esterni.
DOCSTAMP – Per protocollare documenti in ingresso e in uscita, in linea con le direttive dell’AgID, adatto a società partecipate o controllate dalle PA.
ONLY OFFICE – Integra l’uso di Microsoft Office in DocLife, consentendo l’editing collaborativo dei documenti direttamente dal browser, potenziando la collaborazione tra i membri del team.
METADATA EXTRACTOR – Estrae automaticamente i metadati da documenti XML e PDF su DocLife, facilitando la configurazione e migliorando la gestione dei documenti nell’archivio digitale.
SEALED SIGN – La firma digitale “sigillata” combina firma elettronica e sigillo elettronico secondo leggi nazionali e comunitarie. È un’alternativa semplice e sicura alla firma digitale remota con OTP, utilizzando un certificato aziendale per garantire robustezza e sicurezza.
PORTALE CLIENTI E FORNITORI – Un portale integrato con DocLife semplifica la gestione di clienti e fornitori, consentendo all’azienda di condividere documenti e ai clienti di inviare richieste specifiche, migliorando così la comunicazione e la collaborazione.
CAPSCAN – Uno strumento di scansione documenti con tecnologia OCR e barcode, utile per aziende che devono digitalizzare documenti cartacei.
DOCFUNNEL – Uno strumento per scanner collegato a DocLife permette l’acquisizione automatica e l’archiviazione dei documenti cartacei nel sistema documentale.
VDR REAL ESTATE – Portale esterno di consultazione temporizzata (virtual data room) per la pubblicazione di particolari tipologie documentali, relative all’ambito real estate.
HORSAFE – Uno strumento semplifica la comunicazione con l’Agenzia delle Entrate (SDI), organizzando le fatture attive e passive in un cruscotto dedicato con opzioni di filtraggio avanzate.
CONSERVAZIONE – Il modulo integra l’invio di tutti i documenti rilevanti al sistema di conservazione digitale conforme.
ISI ha scelto di siglare una partnership con DocLife dopo aver vagliato diverse soluzioni similari presenti sul mercato e aver trovato questo software una soluzione completa che agevola la circolazione dei documenti riducendo il consumo di tempo, migliorando il coordinamento tra i reparti, la gestione del personale e garantendo un migliore sviluppo aziendale.