I KPI consentono a manager e collaboratori di valutare l’efficienza delle loro azioni.
Sono legati agli obiettivi e alla strategia dell’impresa: i KPI possono facilitare le decisioni. Ma come tratte vantaggio da tali indicatori?
E’ necessario seguire 4 step fondamentali per la definizione dei KPI e interrogarsi su come renderli fruibili e comprensibili.
Un KPI (Key Performance Indicator) è un indicatore di performance per la vostra impresa. Tale indicatore dovrebbe consentire di seguire l’efficienza di un’azione in funzione degli obiettivi. Un KPI può presentarsi sotto diverse forme: valore assoluto, valore percentuale, tasso di crescita.
Troviamo generalmente due tipi d’indicatori:
- indicatori collegati all’attività dell’impresa– activity metrics – ad esempio il numero di pezzi prodotti in un determinato periodo oppure il fatturato.
- indicatori riguardanti l’impatto delle vostre azioni sul mercato di riferimento o sulla vostra organizzazione–impact metrics. Le metriche di impatto indirizzano la definizione delle metriche di attività. Qualche esempio: la vostra quota di mercato per una certa categoria di prodotti, le vendite suddivise per canale di vendita, l’andamento delle vostre non conformità.
Come si definisco i KPI?
STEP 1: IDENTIFICARE COSA BISOGNA MONITORARE
Una riflessione preliminare è essenziale e serve a determinare degli indicatori pertinenti. Per capire quali sono i KPI da monitorare, di seguito le domande chiave da porsi:
Quale è la strategia definita dalla direzione?
Come misura la performance della funzione aziendale?
Quali sono le leve di crescita del business?
Quali sono gli indicatori di misurazione del settore al quale appartengo?
Attenzione: “Less is more…” Misurate solo quello di cui avrete bisogno per gestire i vostri obiettivi di periodo. Quando si manipolano svariati dati, si tende a moltiplicare il numero d’indicatori da seguire. Molti report sono sovraccarichi di dati che non permettono di comprendere facilmente nessuno degli indicatori presenti.
STEP 2: DETTAGLIARE GLI INDICATORI CHIAVE DELLA PERFORMANCE
Se volete aumentare le vostre vendite del 15% il prossimo trimestre, gli indicatori scelti devono aiutarvi a raggiungere questo obiettivo. Ciò vuol dire che non è sufficiente configurare solo un KPI per misurare la crescita del fatturato, ma è necessario implementarne altri focalizzati sul processo che serve per conseguire il risultato in modo da consentirci di capire dove focalizzare i sforzi.
Esempio. Se le vendite dipendono da:
- numero di appuntamenti effettuati
- prezzo medio applicato
- prodotto proposto
dobbiamo poter capire la correlazione tra il risultato ottenuto e le azioni che abbiamo messo in atto per conseguirlo.
STEP 3: FORNIRE ELEMENTI DI CONFRONTO
L’indicatore sarà intellegibile soltanto se si ha un termine di confronto.
Alcuni esempi:
- il valore di budget
- il valore del periodo precedente
- il valore di mercato
Posizionarsi è fondamentale per indirizzare l’azione, valutarne l’urgenza e definirne la tipologia.
STEP 4: DEFINIRE AZIONI CORRETTIVE
Un indicatore deve aiutare a prendere decisioni tempestive.
Mettiamo il caso che le vendite siano diminuite del 20%. Gli indicatori correlati se sono ben progettati permetteranno di capire il perché. Potrei avere aumentato ad esempio il prezzo del prodotto o diminuito il numero delle azioni commerciali effettuate.
STEP 5: AVERE GLI INDICATORI A PORTATA DI MANO IN MODO SEMPLICE E CHIARO
Essere in grado di misurare i progressi in relazione ai vostri obiettivi consente di condividere le informazioni e allineare tutti in direzione dello stesso target. Tali obiettivi permettono di alimentare le conversazioni e rendere le riunioni più costruttive. Ci sono dati e risultati concreti da presentare.
In un team aziendale ogni persona deve essere resa autonoma e responsabilizzata. Disporre di indicatori pertinenti va in questo senso.
I prodotti delle suite ISI Manufacturing System e ISI Sales Solutions sono tutti integrabili con il modulo “dashboard” – un portale WEB in cui si possono configurare grafici e tabelle atti alla presentazione dei KPI.
Il modulo può essere utilizzato in modalità interattiva per effettuare selezioni specifiche in termini di soggetto o di periodo o in modalità “presentazione”.
Molti nostri clienti utilizzano soluzioni di “digital signing” per mostrare anche negli ambienti di produzione l’andamento dei risultati operativi o il rispetto degli obiettivi.
“Non potete gestire ciò che non potete misurare.” Peter Drucker