Il workforce management (WFM) o gestione della forza lavoro, è il processo di ottimizzazione della produttività dei dipendenti attraverso l’impiego delle risorse con le competenze e le qualifiche giuste, nel momento giusto e nel ruolo giusto. In un contesto in continua evoluzione, poter contare su strategie vincenti di workforce management aiuta le aziende ad aumentare sensibilmente la produzione, migliorare l’organizzazione del lavoro e a mantenere un clima di lavoro sereno.
L’importanza di migliorare il workflow management
Per definire il workflow management, le aziende si affidano a software specifici che, partendo dalla definizione del processo lavorativo, individuano le fasi da realizzare scomponendole in attività e operazioni da assegnare ai soggetti coinvolti nel progetto, i quali ricevono informazioni puntuali e corrette per realizzare i task a loro assegnati ottimizzando tempo e costi.
L’uso di strumenti di workflow offre all’azienda anche la possibilità di analizzare i propri processi nel loro svolgimento e verificarne il funzionamento andando a correggere gli errori per evitare ritardi, intoppi e inutili sprechi.
Le metriche da considerare sono quattro:
- Produttività: il livello di produttività viene fissato dalla singola azienda usando, in base ai casi, i dati delle vendite concluse, delle chiamate effettuate, delle ore registrate, ecc…
- Abbandoni: i dati relativi alle dimissioni spontanee possono fornire importanti informazioni su quanti dipendenti decidono di lasciare l’azienda, quali sono i settori che contano un più alto numero di dimissioni e quali sono i motivi che spingono i lavoratori verso questa decisione
- Soddisfazione dei lavoratori: insieme al calcolo della produttività, questo dato è fondamentale per capire qual è il livello di ‘salute’del team di lavoro
- Risultati della formazione: qualunque azienda deve investire corsi formativi e di aggiornamento per il proprio personale. Ma quali corsi sono veramente utili? La produttività aumenta con l’aumentare dei corsi seguiti?
La raccolta e l’elaborazione dei dati provenienti da un sistema di workflow consente non solo un miglioramento della performance aziendale.
Fermo restando che ogni azienda ed ogni problematica necessitano di specifica analisi e strategie ad hoc, esistono dei trend di workforce management che, se implementati in maniera efficace, agiscono positivamente sulle performance di qualsiasi impresa.
Di seguito due trend di workforce management universalmente applicabili che riguardano la pianificazione dei turni di lavoro:
- Migliorare la comunicazione: l’azienda dovrebbe favorire la comunicazione e il dialogo tra colleghi per lo scambio di opinioni e consigli riguardanti le rispettive mansioni. Si tratta di comunicazione sia orizzontale sia verticale. Nel caso di lavoratori su turni, ad esempio, è fondamentale l’adozione di un sistema di comunicazione tra dirigenza e dipendenti, che consenta la comunicazione immediata di cambi di orario, evitando così problematiche organizzative che si ripercuoterebbero sulla produzione.
- Organizzare al meglio i turni di lavoro: grazie ad appositi software di workforce management e di previsione del fabbisogno, è possibile allocare con maggiore precisione il personale, evitando situazioni con una sovrabbondanza di lavoratori oppure, al contrario, la mancanza di forza lavoro. Basare la pianificazione dei turni su dati certi e non su ipotesi di flusso di lavoro, consente una migliore organizzazione del lavoro.